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Études de cas

Étude de cas du réseau d'entraide d'Astoria

Astoria Mutual Aid Network a commencé le 13 mars lorsque Maryam, une productrice d'événements, et son mari Ross, un auteur de subventions, ont décidé qu'ils ne pouvaient pas emmener leur fille sur leurs vacances de relâche prévues pendant la pandémie de coronavirus et devraient, à la place, remplir leur engagement civique. le devoir d'assurer la sécurité et le bien-être de leur communauté en veillant à ce que leurs voisins les plus vulnérables aient un endroit où aller pour obtenir de l'aide. Maryam et Ross ont imprimé 500 dépliants et les ont postés dans son quartier le lendemain avec l'aide de quelques amis. 

Les dépliants ont invité les gens à contacter «Astoria Mutual Aid Network» via la cellule directe de Ross ou Maryam via Instagram. Bientôt, il est devenu un site Web dédié, une page Facebook, Instagram, WhatsApp, un numéro de téléphone pour les appels et les SMS avec des demandes d'assistance et si les gens voulaient se porter volontaires pour aider les autres. Les outils étaient simples au début: un compte Instagram, des formulaires Google, des feuilles de calcul et une carte avec des épingles placées dans des emplacements de bénévoles, une boîte de réception Gmail et un numéro Google Voice.

L'une des personnes qui a découvert l'effort grâce aux dépliants était Peter Valdez, un organisateur du Meetup Astoria Tech, un groupe de technologues locaux qui réalisent ensemble des projets au profit de leur communauté. Après quelques conversations avec Maryam, Peter a commencé à travailler avec elle et d'autres membres du groupe d'entraide d'Astoria pour améliorer leur processus. Il les a migrés de Google Forms and Sheets vers un Modèle Airtable que tout le monde peut copier et utiliser, puis configurez-les avec Slack, une application de chat pour les communications internes. Et surtout, lui et un autre bénévole, Kyle Tomanelli, ont écrit une application logicielle qui aide les besoins de la communauté entrante à être jumelés plus efficacement avec les bénévoles les plus aptes à fournir une assistance à leurs voisins.

Voici comment fonctionne le système:

  1. Promotion: Astoria Mutual Aid Network offre de l'aide et des possibilités de bénévolat à son quartier par le biais de dépliants, des publications sur les réseaux sociaux, via des articles de médias locaux et des moteurs de recherche.
  2. Connexion: Les gens se connectent via des profils de réseaux sociaux, en appelant le numéro de téléphone public ou en envoyant des e-mails à l'adresse publique, ou en interagissant avec des formulaires Web intégrés sur le site Web du groupe. 
  3. Engagement: Les gens peuvent rejoindre le «corps de volontaires» du réseau d'entraide d'Astoria en remplissant un formulaire sur leur site web. Ils peuvent également demander une assistance par l’un des canaux de communication publics ou formulaire de demande sur le site. Ces canaux de communication sont surveillés par l'équipe de répartition, qui partage une seule boîte de réception Gmail, un numéro de téléphone Google Voice et l'accès aux soumissions du formulaire de demande. 
  4. Enregistrement: La base de données Airtable où les formulaires de volontariat et de demande envoient des données rend les informations accessibles et faciles à trouver pour les répartiteurs.
  5. Intégration: Les bénévoles qui souhaitent apporter un soulagement rapide aux demandes des membres de la communauté doivent franchir une étape supplémentaire pour se porter volontaires en tant que répartiteurs. Les répartiteurs suivent une formation supplémentaire sur les différents outils et protocoles de communication pour leur rôle. Ils doivent également signer un accord de conduite, partager une copie d'une pièce d'identité délivrée par le gouvernement et s'engager à effectuer au moins deux quarts de travail de quatre heures par semaine. Ensuite, ils peuvent s'inscrire pour des quarts en utilisant le Inscription Genius application Web.
  6. Répondant: Les besoins qui peuvent être résolus par communication sont traités immédiatement par les répartiteurs. Les besoins qui nécessitent un volontaire dédié pour effectuer une tâche spécifique sont enregistrés sous forme de demandes sous forme Airtable.
  7. Envoi: Un morceau intelligent de logiciels open source, rédigé par Peter Valdez et Kyle Tomanelli, prend la demande et la compare aux données des volontaires. Il produit ensuite une liste des 10 volontaires ayant la capacité (autodéclarée) de répondre à ce besoin et les priorise en fonction de la proximité physique, souhaitant garder l'entraide fournie hyper locale. Cette liste de volontaires publie sur un canal Dispatcher Slack privé afin qu'un membre de l'équipe de répartition puisse facilement contacter les volontaires potentiels à la fois par SMS si le problème n'est pas urgent, ou un par un avec un appel téléphonique si c'est le cas.
  8. Accomplissement: Une fois qu'un volontaire s'engage à accomplir la tâche, le Dispatcher met le volontaire en contact avec le membre de la communauté et change le statut de la demande dans Airtable pour la surveillance en «Attribué». Le répartiteur et le volontaire restent en communication jusqu'à ce que le volontaire confirme que le besoin a été résolu, à quel point le statut de la demande est noté «Terminé».
Organigramme des informations et des processus. Version plus grande et mise à jour ici.

Depuis le début du projet il y a deux semaines, plus d'une centaine de demandes ont été traitées, dont une quarantaine nécessitant l'envoi de volontaires. Les tâches de bénévolat courantes comprennent les livraisons d'épicerie non urgentes, qui sont confiées à l'initiative de bénévolat Invisible Hands Deliver, l'organisation du transport des personnes à haut risque vers et depuis les rendez-vous médicaux, et des conversations amicales avec des personnes souffrant d'isolement social. 

Le projet compte plus de 450 bénévoles, 25 répartiteurs et est coordonné par une équipe de base de 8 personnes.

Le groupe ne recueille pas d'argent, mais les fonds qui leur ont été alloués sont utilisés pour fournir des trajets Lyft gratuits aux personnes à haut risque. 

Le réseau d'entraide d'Astoria remplit également diverses autres fonctions. Ils travaillent avec des politiciens locaux pour appeler les personnes âgées du quartier tous les quelques jours pour leur tenir compagnie. Le groupe a déjà appelé plus de 3500 personnes. Le groupe crée également un espace permettant aux membres de collaborer entre eux autour de projets passionnels. Une chaîne Slack a été créée pour les personnes qui apprennent à faire du pain au levain tout en se distanciant socialement. Un autre canal a été créé pour que les gens discutent de leurs routines de fitness à la maison. Un autre était destiné aux personnes développant un intérêt pour la propriété familiale. Les membres s'encouragent également à faire plus, comme faire des masques à partir de vieux vêtements.

Des bénévoles du Réseau d'aide mutuelle d'Astoria fabriquent des masques

Maryam a passé deux semaines consécutives à travailler sur ce projet, faisant du bénévolat plus de 10 heures par jour. «Fondamentalement, chaque fois que je ne prends pas activement soin des besoins et de la sécurité de mon ménage», elle travaille sur ce projet.

On lui a demandé pourquoi elle le faisait: «Il n'y avait vraiment pas d'autre option dans mon esprit. Ross et moi avons notre santé, et même si je suis complètement sans travail, nous ne risquons pas de perdre notre maison de façon imminente. Alors plutôt que de descendre le trou du lapin apocalyptique en pensant à la gravité de tout cela, j'ai choisi d'adopter la perspective de Ross: «Dans quelle mesure nos efforts peuvent-ils aider ceux qui seront vraiment gravement touchés par cette crise? et utiliser mon nouveau chômage trouvé pour de bon. "

Si vous avez des questions pour le réseau d'entraide d'Astoria, n'hésitez pas à leur envoyer un e-mail: team@astoriamutualaid.com.

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